การอธิบายกรรมวิธี

บทที่ 10 การอธิบายกรรมวิธี

(Explaining a Process)

ในระหว่างการติดต่อสนทนาทางธุรกิจ นอกเหนือไปจากการสอบถามความต้องการของคู่สนทนาและการแจ้งความต้องการของตนให้คู่สนทนาทราบแล้ว การชี้แจงให้คู่สนทนาได้ทราบถึงกรรมวิธีและขั้นตอนในการดำเนินธุรกิจของตนหรือลำดับขั้นตอนและกรรมวิธีที่ทั้งสองฝ่ายจะดำเนินธุรกิจร่วมกันนั้นจะช่วยให้ทั้งสองฝ่ายมีความเข้าใจอันดีระหว่างกันมากยิ่งขึ้น คำพูดที่มักใช้อธิบายกรรมวิธีหรือลำดับขั้นตอนในการกระทำนั้นแบ่งออกได้เป็น 2 กลุ่มใหญ่ๆ คือ

การใช้คำพูดเกี่ยวกับเลขแสดงลำดับ เช่น First(ly), Second(ly), Third(ly) ...

• First, you place your order at our branch office.
• Second, you fax us your order form.
• Third, you transfer half of the payment into our account.

การใช้คำพูดที่แสดงลำดับขั้นตอน เช่น then, next, after that, at the same time, simultaneously, lastly, finally ...

• In the beginning, we process your order.
• Next we fax your order to our main factory.
• After that the merchandise will be transferred to our local warehouse.
• Finally, we contact your company and make delivery.

โดยทั่วไปแล้วจะนิยมใช้ทั้งสองแบบคละกันไปเพื่อให้การอธิบายดำเนินไปอย่างน่าสนใจ ตัวอย่างเช่น

• First, we process your order and then we fax it to our main factory. Next we transfer the merchandise to our local warehouse. The fourth step is for us to contact your company and make delivery.