การต้อนรับผู้มาเยือน

บทที่ 2 การต้อนรับผู้มาเยือน

(Receiving a visitor)

ในบางโอกาสที่มีผู้มาติดต่อยังสำนักงาน เราอาจไม่จำเป็นต้องรอให้ผู้มาติดต่อแนะนำตัวเองโดยเราสามารถกล่าวทักทายก่อน เช่น

• Good morning/afternoon, Sir/Ma’am/Miss.
• How do you do, Sir/Ma’am/Miss?

และต่อด้วยประโยคใดประโยคหนึ่งดังต่อไปนี้

• Could/May I help you?
• What can I do for you?

หลังจากนั้นผู้มาติดต่อจะแนะนำตนเองและแจ้งวัตถุประสงค์ของการมาซึ่งแยกออกได้เป็น การมาตามที่ได้นัดหมายไว้และการมาโดยไม่ได้นัดหมายไว้ ในกรณีที่ผู้มาติดต่อมาตามที่ได้นัดหมายไว้และได้แนะนำตนเองแล้ว สิ่งที่เราควรกระทำก็คือบอกให้ผู้มาติดต่อรอสักครู่ ขณะที่เราโทรศัพท์หรือเดินไปแจ้งให้บุคคลที่ผู้มาติดต่อต้องการจะพบได้ทราบและกลับมาแจ้งให้ผู้มาติดต่อทราบ

การบอกให้ผู้มาติดต่อรอสักครู่

• Please take/have a seat. Just a moment, please. If you’d like to take a seat for a moment.
• Would you please wait for a few minutes?

การแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่ามีผู้มาติดต่อขอพบ

• ชื่อ from สถานที่ทำงาน is here to see/meet you.
• ชื่อ from สถานที่ทำงาน would like to speak with you.

การอนุญาตให้ผู้มาติดต่อเข้าพบได้

• Please send him/her in.
• Show him/her in, please.
• Please let him/her in.

การกลับมาแจ้งให้ผู้มาติดต่อทราบ

• Mr./Mrs./Miss ... will see/receive you now.

แล้วตามด้วยการเชื้อเชิญ เช่น

• If you’ll just follow me, Sir/Ma’am/Miss.
• This way, please.
• Please follow me.
• I/He/She will take you to his/her office.

หรืออาจจะบอกทางไปห้องทำงานของบุคคลที่ต้องการพบก็ได้ เช่น

• Take the elevator to the ninth floor. Mr. Schroeder’s office is to the right when you get out.

การขอพบโดยไม่ได้นัดหมายล่วงหน้า

สำหรับกรณีที่ผู้มาติดต่อไม่ได้แนะนำตัวก่อนหรือไม่ทราบว่าได้มีการนัดหมายไว้ล่วงหน้าหรือไม่ เราอาจจะถามผู้มาติดต่อก่อนว่าได้นัดไว้แล้วหรือไม่ด้วยคำพูดต่อไปนี้

• Is Mr./Mrs./Miss ... expecting you?
• Do you have an appointment?
• Did you make an appointment?
• Have you got an appointment?

ในกรณีที่บุคคลผู้มาติดต่อต้องการพบไม่อยู่หรือไม่ว่างที่จะพบได้ในขณะนั้น อาจจะใช้เหตุผลต่อไปนี้ในการแจ้งให้ผู้มาติดต่อทราบ

• I’m sorry, but Mr. Platt is not in today.
• I’m sorry, but Mr. Platt is in a meeting at the moment.
• I’m sorry, but Mr. Platt has just left/gone out.

หรืออาจเปลี่ยนวลี I’m sorry, but ... เป็น I’m afraid ... ก็ได้ เช่น

• I’m afraid Mr. Platt is not in today.

และอาจถามต่อไปตามความเหมาะสมของแต่ละสถานการณ์ว่า

• Would you like to wait for a few minutes?
• Would you like to leave a message?
• Would you like to make a new appointment?
• Would you like to come back later?

หรือจะใช้ If you’d ... (ย่อมาจาก If you would ...) แทน Would you ... ก็ได้ โดยประโยค Would you ... นั้นเป็นเชิงถามความประสงค์ ส่วนประโยค If you’d ... นั้นเป็นเชิงเสนอแนะ เช่น

• If you’d like to wait for a few minutes.

หากขึ้นด้วย Would you ให้ลงท้ายด้วยเครื่องหมายคำถามเพราะเป็นประโยคคำถาม แต่หากขึ้นด้วย If you ให้ลงท้ายด้วยจุด (.) เพราะเป็นประโยคบอกเล่า

อนึ่ง การลงท้ายประโยคด้วย Sir/Ma’am/Miss นั้นเป็นการแสดงความสุภาพอ่อนน้อมของผู้พูด คล้ายกับคำลงท้าย ครับ/ค่ะ ของไทย แต่การใช้ Sir/Ma’am/Miss นั้นมีข้อแตกต่างจาก ครับ/ค่ะ คือการใช้ ครับ/ค่ะ นั้นยึดเอาเพศของผู้พูดเป็นหลัก แต่ Sir/Ma’am/Miss นั้นยึดเอาเพศหรือสถานภาพของผู้ที่เราพูดด้วยเป็นหลัก หากผู้ที่เราพูดด้วยเป็นชายต้องใช้ Sir เสมอ (โดยไม่คำนึงว่าผู้พูดเป็นหญิงหรือชาย) และหากผู้ที่เราพูดด้วยเป็นหญิงต้องใช้ Ma’am (ออกเสียงว่า แมม ใช้กับหญิงที่แต่งงานแล้ว) หรือ Miss (ใช้กับหญิงที่ยังไม่แต่งงาน)

สถานการณ์ตัวอย่าง

• เรา : Good morning, Ma’am. May I help you?

ผู้มาติดต่อ : I’m Pat Brown from Comtech. I have an appointment with Mrs. Novak of auditing department.

เรา : Please have a seat. I’ll tell her that you’re here.

คุยกับ Mrs. Novak

เรา : Mrs. Novak. Mr. Brown from Comtech is here to see you.

Novak : Please send him in.

คุยกับผู้มาติดต่อ

เรา : Mrs. Novak will see you now. If you’ll just follow me, Sir.

ผู้มาติดต่อ : All right.

• เรา : How do you do, Miss? Could I help you?

ผู้มาติดต่อ : I’d like to see Mrs. Novak. I’m Mitch Carson from May Company.

เรา : Is she expecting you?

ผู้มาติดต่อ : No, I’m afraid she isn’t.

เรา : If you’d like to take a seat for a moment.

ผู้มาติดต่อนั่งรอสักครู่

เรา : I’m sorry, but she is in a meeting at the moment. Would you like to leave a message for her?