การปิดประชุม

บทที่ 20 การปิดประชุม

(Closing)

ก่อนจะกล่าวปิดการประชุม ประธานการประชุมอาจแจ้งให้ที่ประชุมได้ทราบซึ่งมีใจความหลักๆว่าการประชุมได้พิจารณาเรื่องต่างๆครบถ้วนตามวาระ และหากไม่มีอะไรเพิ่มเติมแล้วก็เป็นการสมควรแก่เวลาที่จะยุติการประชุม โดยอาจใช้คำพูดใดคำพูดหนึ่งหรือมากกว่าจากประโยคต่อไปนี้ซึ่งถือได้ว่าเป็นคำพูดปิดประชุมสำหรับการประชุมที่ไม่เป็นทางการนัก

I believe we’ve covered everything.

• That seems to be everything.
• That just about covers everything.
• If no one has anything else to add ... .
• If nobody has anything to add, then we can draw the meeting to a close.
• If nobody has anything to add, then I think we can end the meeting at this point.
• If that’s all/everything then (I think) we can stop here.
• I guess that wraps things up for today.
• I’d like to suggest that we stop here then.
• That’s all for today.
• Let’s stop here.

หากยังมีเรื่องต้องพิจารณาอีกแต่มีเหตุจำเป็นต้องยุติการประชุมไว้ก่อน ประธานอาจขอให้มีการเลื่อนการประชุมออกไป

• I suggest we adjourn.
• Let’s adjourn this meeting.
• Let’s meet again (to discuss the rest of the matters) on วันที่ at เวลา

ก่อนที่จะกล่าวปิดประชุมอย่างเป็นทางการหรือหลังจากที่ได้กล่าวปิดประชุมแบบไม่เป็นทางการไปแล้ว จะเป็นการดีหากประธานการประชุมจะใช้โอกาสนี้กล่าวขอบคุณในความร่วมมือของผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน

Thank you everybody.

• I’d like to thank ... for ...
• I’d like to thank everybody for ...
• Thank you (all) for your participation.

สำหรับการปิดประชุมระดับสูงหรือการประชุมที่ค่อนข้างจะเป็นทางการนั้นคำพูดที่นิยมใช้กันคือ

• I declare the meeting closed.

การยุติการประชุม

บทที่ 19 การยุติการประชุม

(Concluding)

เมื่อที่ประชุมได้ลงมติเรียบร้อยแล้วอาจมีการกล่าวสรุปผลการลงมติให้ที่ประชุมรับทราบอีกครั้งหนึ่ง เพราะอาจจะมีการสั่งการให้บุคคลหรือคณะบุคคลดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่งให้เป็นไปตามมติของที่ประชุมต่อไป

การสรุปผลการประชุมในกรณีที่มีการออกเสียงลงมติ

• We’ve decided to/that ... .
• We’ve agreed to/that ... .

การสรุปผลการประชุมในกรณีที่ไม่มีการออกเสียงลงมติ

• Do we/you all agree to/that ...?
• If everyone’s in agreement/favor, I propose/suggest that ... .
• So, we’ve agreed to/that ... .

ในกรณีที่ประชุมสั่งการให้บุคคลหรือคณะบุคคลดำเนินการให้เป็นไปตามมติของที่ประชุม ประธานการประชุมหรือผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องอาจแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องได้ทราบด้วยคำพูดต่อไปนี้

• ชื่อ , would you please see to it that ...?
• ชื่อ , do you think you could ...?
• ชื่อ , how about กริยาช่อง 1 + ing ...?
• ชื่อ , would it be possible to ...?
• ชื่อ , could you take care of ...?
• ชื่อ , would it be possible to ...?

สถานการณ์ตัวอย่าง

• Martha, would you please to it if our salesclerk know about the prices change?
• Mr. Ellis, do you think you could inform our local branches of the policy changes?
• Marc, could you take care of recruiting new personnel for our branch in Phuket?

ต่อจากนั้นอาจเป็นการพูดคุยหรือซักถามเรื่องปลีกย่อยอื่นๆที่ยังไม่มีโอกาสได้กล่าวถึงโดยประธานการประชุมอาจถามขึ้นว่า

• Is there anything else we ought to consider now?
• Is there any other business?
• Does anyone have anything else to add?
• Anything anyone wants to bring up?
• Anything we need to cover for today?
• Have we covered everything?
• Anybody wants to bring up anything?
• Is there anything else to be discussed?

การลงมติ

บทที่ 18 การลงมติ

(Voting)

ในกรณีที่มีปัญหาซึ่งต้องการหนทางแก้ไขที่มาจากการพิจารณาตัดสินใจของที่ประชุม ก่อนที่ประชุมจะตัดสินใจได้นั้นต้องมีการพิจารณาหนทางแก้ไขหรือข้อคิดเห็นซึ่งผู้เข้าร่วมประชุมเป็นผู้เสนอเสียก่อน โดยผู้ที่เสนออาจใช้คำพูดในการเสนอหนทางแก้ไขหรือญัตติดังต่อไปนี้

• I’d like to (formally) propose that ... .
• I’d like to propose the following ... .

หลังจากนั้นประธานการประชุมอาจถามที่ประชุมว่ามีผู้ใดเห็นด้วยกับข้อเสนอดังกล่าวหรือไม่ โดยเลือกใช้คำพูดต่อไปนี้

• Would anyone like to second that?
• (Do we have) anyone in favor of that?
• Who would (like to) second that proposal/motion?

การเริ่มสอบถามความเห็นของที่ประชุมว่ามีใครเห็นด้วยกับข้อเสนอใดบ้าง มีคำพูดที่สามารถใช้ได้คือ

• Could we take a vote on that?
• Can I ask for a show of hands?
• Those in favor of ..., please (raise your hands).
• Those against?
• All those in favor. All those against.
• (Do we have) any abstentions?

เมื่อทราบผลการลงมติของที่ประชุมแล้ว ผู้ดำเนินการประชุมหรือประธานการประชุมจะต้องแจ้งผลการลงมติของที่ประชุม ซึ่งอาจได้ผลในรูปแบบต่างๆกัน เช่น

• We’ve agreed with some reservations that ... .
• We’ve agreed unanimously that ... .
• It seems that we are in agreement that ... .
• Mr./Mrs.?Miss ...’s motion is carried by (ตัวเลข) votes to ตัวเลข votes.
• Mr./Mrs./Miss ...’s motion is rejected by (ตัวเลข) votes to ตัวเลข votes.
• Mr./Mrs./Miss ...’s motion/proposal/etc. is carried/rejected unanimously/overwhelmingly.

ในกรณีที่ต้องการหลีกเลี่ยงการลงมติโดยการนับคะแนน ทั้งนี้ อาจเป็นเพราะไม่ต้องการให้เกิดความหมางใจกัน ผู้ทำหน้าที่ประธานหรือผู้ควบคุมการประชุมอาจถามที่ประชุมโดยรวมและสรุปเป็นผลการประชุมไปเลยโดยใช้คำถามเหล่านี้

• Are we all agreed on that?
• Can I take it that everyone is /against/in favor of/ that?
• Do we have a general agreement then that ...?

การสรุปผลการประชุม

บทที่ 17 การสรุปผลการประชุม

(Summarizing)

หลังจากที่ประชุมได้พิจารณาวาระต่างๆจบสิ้นไปแล้ว ผู้ดำเนินการประชุมหรือผู้มีหน้าที่รับผิดชอบควรจะสรุปผลการประชุมในแต่ละวาระให้ที่ประชุมได้รับทราบไว้อีกครั้งหนึ่งไม่ว่าจะเป็นประเด็นหลักๆหรือปัญหาสำคัญๆ ทั้งนี้ เพื่อที่จะเป็นพื้นฐานสำหรับการพิจารณาหรือการประชุมในครั้งต่อๆไป หรือเพื่อที่ประชุมจะได้ร่วมกันพิจารณาลงมติหรือสั่งการมอบหมายให้บุคคลหรือกลุ่มคณะหนึ่งนำไปดำเนินการต่อไปได้ บรรดาคำพูดซึ่งใช้เพื่อการนี้ ได้แก่

• To summarize, there seem to be one/two/etc. main issues/points/problems.
• So far, we’ve discussed the issue/problem of ... .
• Today, we’ve covered ... .
• It seems that we are in agreement that ... .
• We’ve agreed with some reservations that ... .
• We’ve agreed unanimously that ... .
• The agreement we reach today concerning ... is that ... .
• To sum up, today we’ve considered ... .
• Generally, the meeting is of the opinion that ... .
• We generally agree that ... .
• It is our general agreement that ... .
• In sum, we talked about ... .
• In sum, the question(s)/problem(s)/issue(s) about ... was/were raised.

ในกรณีที่เป็นการประชุมเพื่อแจ้งให้ทราบหรือไม่มีประเด็นปัญหาใดที่ต้องการข้อตัดสินใจ ที่ประชุมก็ไม่จำเป็นต้องพิจารณาตัดสินใจ และอาจปิดประชุมได้เลยหลังจากที่สรุปผลการประชุมเสร็จสิ้น แต่ถ้ามีเรื่องซึ่งต้องการการตัดสินใจของที่ประชุมแล้วจะมีการร้องขอให้ที่ประชุมพิจารณาตัดสินใจหลังจากที่มีการสรุปผลการประชุมโดยใช้คำพูดต่อไปนี้

คำขอให้ที่ประชุมพิจารณาตัดสินใจ/ลงมติ

• Can we now try to reach a decision?
• We’ve got to decide on ...
• Now, we have to make a decision on ...
• The meeting’s decision is needed for ...
• The issue(s)/problem(s) is/are now waiting for this meeting’s decision.

สถานการณ์ตัวอย่าง

การพูดสรุปผลการประชุม

• So far, we’ve discussed the problem of producton delay.
• Today, we’ve covered the new marketing campaign.
• It seems that we are in agreement that we should cut back on our fuel consumption.

การขอให้ที่ประชมพิจารณาตัดสินใจ/ลงมติ

• We’ve got to decide on our new market strategies for next year.
• The meeting’s decision is needed for termination of deal with Star Corp.
• Now, we have to make a decision on whether to accept IBM’s or Hewlett Packard’s bid.

การร่วมประชุม-4

บทที่ 16 การร่วมประชุม-4

(Participating-4)

การประชุมนอกจากจะเป็นโอกาสให้ผู้เข้าร่วมประชุมแสดงความคิดเห็นของตนเอง สอบถามหรือแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกับผู้อื่นแล้ว ยังเป็นโอกาสที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะใช้เพื่อสื่อสารให้ผู้ร่วมงานคนอื่นๆได้ทราบถึงทัศนะตลอดจนท่าทีที่มีต่อประเด็นการทำงานต่างๆทั้งที่เห็นด้วยและไม่เห็นด้วย หรือมีความไม่แน่ใจว่าจะเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยดี หรืออย่างน้อยก็ให้ได้ทราบว่ากำลังตั้งอกตั้งใจฟังในสิ่งที่เขาพูดอยู่ การแสดงออกนี้อาจจะไม่ออกมาในรูปของการพูดอภิปรายสนับสนุนหรือคัดค้าน อาจเป็นเพียงแค่การเอ่ยคำพูดเพียงไม่กี่คำหรือเพียงประโยคเดียวสั้นๆ หรือแม้แต่เป็นการแสดงออกทางภาษากาย เช่น

การพยักหน้า การส่ายหน้า การขมวดคิ้ว การยิ้ม ฯลฯ คำพูดที่ใช้ในลักษณะที่กล่าวนี้ ได้แก่ คำพูดและเสียงที่แสดงให้ผู้พูดทราบว่าเรากำลังตั้งใจฟังสิ่งที่เขากำลังพูดอยู่

• Right. Hmm.
• OK. Ah.
• Yes./Yes? Uh huh.
• Really?

ซึ่งอาจจะตามด้วยคำพูดใดคำพูดหนึ่งต่อไปนี้

• I see (what you mean).
• I see your point.
• I understand.
• I’ve got it.
• That’s interesting.
• That sounds good.
• I follow you.

ตัวอย่างเช่น

• Right, I see.
• Yes, I understand.
• Really? That sounds good.
• Hmm, that’s interesting.
• Uh huh, I’ve got it.